病院の会議が多すぎる問題｜目的別に整理する会議の見直し方

執筆：株式会社リンクアンドプラクシス 代表取締役 荒井紀洋（仕組み経営コーチ）

この記事の要点

• 病院の会議は、新しい課題が起きるたびに増え、減ることがほとんどありません。

• 会議を「決める会議」「伝える会議」「考える会議」に分けると、整理の方向が見えます。

• 法令などで設置が求められる委員会は残しつつ、出席者・頻度・時間を見直します。

経営会議、運営会議、部署長会議、各種委員会。気づけば管理職の予定表は会議で埋まり、本来の仕事は会議の合間か時間外に回っている。病院の管理職から、こうした声をよく聞きます。

会議そのものが悪いわけではありません。問題は、それぞれの会議が何のためにあるのかが、あいまいになっていることです。

会議が増え続ける理由

病院では、医療安全、感染対策、患者サービス、業務改善など、新しい課題が起きるたびに会議や委員会がつくられます。一度できた会議は、目的を果たしたあとも続くことがほとんどです。

さらに、「念のため」に出席者が増え、議題が増え、時間が延びていきます。その結果、同じ人が同じ報告を別の会議で繰り返す、という状態が生まれます。

決める会議・伝える会議・考える会議

会議の見直しは、すべての会議を一覧にし、それぞれを次の3つに分けるところから始めます。

• 決める会議：病院としての方針や、予算、人事などを決定する

• 伝える会議：決まったことや、各部署の状況を共有する

• 考える会議：課題の原因を探り、改善策を話し合う

伝える会議の多くは、文書やメール、院内の情報共有の仕組みで置き換えられます。反対に、決める会議は、決定権を持つ人がそろい、必要な資料が事前に配られていなければ機能しません。目的が分かれば、会議ごとに整えるべき点がはっきりします。

出席者と頻度を見直す

目的を定めたら、会議ごとに次の点を見直します。

• その目的に本当に必要な出席者は誰か

• 毎月開く必要があるか、隔月や四半期でよいか

• 時間は何分あれば足りるか

• 議題と資料を、いつまでに誰が配るか

なお、医療安全や感染対策のように、法令や施設基準で設置や開催が求められている委員会もあります。こうした委員会は、なくすのではなく、運営の仕方を見直す対象として扱います。

やめる会議を決める

最後に、やめる会議を決めます。目的を果たした会議、ほかの会議と内容が重なる会議、伝えるだけの会議が候補です。いきなり廃止するのが難しければ、3か月だけ休止し、困ることがないかを確かめる方法もあります。

会議を一つやめれば、出席者全員の時間が戻ってきます。管理職がその時間を現場や部下の育成に使えるようになることが、会議の見直しの本当の成果です。

弊社では、会議が多すぎて管理職が本来の仕事に時間を使えないという不満をお持ちの病院の経営者に、会議の目的の整理と再設計の支援を提供し、その不満を取り除くお手伝いをしています。

次の行動：管理職一人の1か月分の予定表を見て、会議に使った時間を合計してみてください。

よくある質問

Q. 委員会をまとめてもよいのでしょうか？

A. 法令や施設基準で求められる委員会は、要件を満たしていれば運営を工夫できる場合があります。統合や開催方法を変える前に、該当する基準の要件を確認してください。

Q. 会議を減らすと、情報が伝わらなくなりませんか？

A. 伝える目的の会議を減らす場合は、代わりの手段を先に決めておきます。決まったことを文書で配る、掲示板や院内システムに載せるなど、情報の流れが途切れないようにしてから減らします。

関連記事

• 会議で何も決まらない原因と改善方法｜目的から設計する会議のルール

• ワンマン経営から脱却する方法｜経営チームのつくり方と運営ルール

• 仕組み経営・仕組み化ブログ 記事一覧

この記事を書いた人

荒井紀洋（株式会社リンクアンドプラクシス 代表取締役）

仕組み経営コーチ、社会保険労務士、採用定着士、経営心理士、医療労務コンサルタント、承認ファシリテーター。医療機関で約12年、人事・労務や事務長・事務局長として組織運営に携わり、150名以上の医療・介護職の採用に関わってきました。現在は医療・福祉と地域ビジネスの経営者を対象に、ビジョンから組織をつくる仕組み化を支援しています。