会議で何も決まらない原因と改善方法｜目的から設計する会議のルール

執筆：株式会社リンクアンドプラクシス代表取締役荒井紀洋（仕組み経営コーチ）

この記事の要点

会議が非効率になる原因は、その会議が何のためにあるのかが決まっていないことです。
仕組み経営では、会議を「思考・計画・実行」の3つのレベルに分けて設計します。
会議ごとに参加者・頻度・場所・目的・議題を一覧にすると、不要な会議が見えてきます。

会議を思考、計画、実行の3つのレベルに分ける図。思考は会社の土台と長期の方向性、計画は優先順位と担当・期限、実行は進み具合の確認と課題の解消を扱う。

1時間の予定が2時間に延びる。話しているのは社長だけ。終わってみると、何が決まったのか誰もはっきり言えない。こうした会議に、心当たりのある方は多いのではないでしょうか。

会議が非効率になる原因は、進め方以前に「その会議が何のためにあるのか」が決まっていないことにあります。

会議は「思考・計画・実行」の3つのレベルで分ける

仕組み経営では、会議を目的によって3つのレベルに分けて設計します。

思考のレベル：会社の土台や長期の方向性を考える。理念に沿って動けているか、新しい成長の機会はどこにあるか
計画のレベル：優先順位を共有し、誰が・いつまでに・何をやるかを決める
実行のレベル：進み具合を確認し、滞っている課題を解消する

一つの会議でこの3つを混ぜてしまうと、方向性の議論に時間を取られて、実務の確認が終わらなくなります。レベルごとに会議を分け、頻度と参加者を決めることで、会社に「経営のリズム」が生まれます。

会議ごとに5つの項目を決める

設計するときは、会議ごとに次の項目を一覧にします。

参加者：経営チーム、部署長など
時間・頻度：毎週月曜30分、四半期に1回半日
場所：対面、オンライン
目的：何を決める会議か、何を共有する会議か
議題：毎回の定番の議題

このうち最も重要なのが「目的」です。目的がはっきりすると、不要な会議は廃止でき、必要なのに開いていなかった会議にも気づけます。

会議の整理で生まれる時間

私は医療機関に勤めていた頃、会議の整理（スクラップ＆ビルド）に取り組みました。これまでの会議の時期・頻度・出席者・決定内容を調べ、目的を定義し直し、必要な会議に絞り込む。場合によっては会議を増やすこともありました。目的から設計し直すだけで、会議は「時間を奪うもの」から「仕事を前に進めるもの」に変わります。

弊社では、会議が長いわりに何も決まらないという不満をお持ちの経営者に、目的から組み立て直す会議システムの設計支援を提供し、その不満を取り除くお手伝いをしています。

次の行動：今月開いている会議を一覧にし、それぞれの横に「この会議で決めること」を一行で書いてみてください。書けない会議が見直しの候補です。

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よくある質問

Q. 会議を減らすと、情報共有が不足しませんか？

A. 目的のない会議を減らし、必要な会議に絞ることが目的です。場合によっては、会議を増やすこともあります。情報共有の場も、目的を決めて設計します。

Q. 会議の目的はどう書けばいいですか？

A. 「この会議で何を決めるのか」「何を共有するのか」を一行で書きます。書けない会議は、見直しの候補です。

この記事を書いた人

荒井紀洋（株式会社リンクアンドプラクシス代表取締役）

仕組み経営コーチ、社会保険労務士、採用定着士、経営心理士、医療労務コンサルタント、承認ファシリテーター。医療機関で約12年、人事・労務や事務長・事務局長として組織運営に携わり、150名以上の医療・介護職の採用に関わってきました。現在は医療・福祉と地域ビジネスの経営者を対象に、ビジョンから組織をつくる仕組み化を支援しています。