訪問看護・訪問介護の申し送りと記録を仕組み化する方法

執筆：株式会社リンクアンドプラクシス 代表取締役 荒井紀洋（仕組み経営コーチ）

この記事の要点

• 申し送りの内容が人によって違うのは、「何を伝えるか」が決まっていないためです。

• 伝える項目と記録の型をそろえると、誰が担当しても必要な情報が引き継がれます。

• 週に一度、短い共有の場を設けると、記録だけでは伝わらない情報も拾えます。

担当が変わった日に、利用者さんのご家族から「前の人には伝えたのに」と言われてしまう。記録を読んでも、前回の訪問で何があったのかがよく分からない。訪問系のサービスでは、こうした情報の行き違いが、利用者さんの不安やクレーム、スタッフ同士の不信につながります。

訪問の仕事は、スタッフが一人で利用者さんのお宅に入り、一人で記録を書きます。だからこそ、情報の引き継ぎを個人の丁寧さに任せず、仕組みにする必要があります。

申し送りが人によって違う理由

丁寧なスタッフは細かく書き、忙しいスタッフは要点だけを書く。経験の長いスタッフは「言わなくても分かるだろう」と省略し、新人は何が重要か分からずに全部書く。申し送りの内容がばらつくのは、スタッフの能力や意識の問題ではありません。「何を、どこまで伝えるか」が決まっていないからです。

伝える項目を決める

まず、どの利用者さんについても必ず伝える項目を決めます。たとえば次のようなものです。

• 体調や様子の変化（いつもと違う点）

• 行ったケアと、予定と変えたこと

• ご本人やご家族からの要望や気がかり

• 次の訪問で確認してほしいこと

• 管理者や主治医、ケアマネジャーへの連絡の有無

項目が決まっていれば、書く側は迷わず、読む側も必要な情報を探しやすくなります。

記録の型をそろえる

項目を決めたら、記録の書き方の型をそろえます。良い記録の例と、足りない記録の例を並べて見せると、スタッフは具体的に理解できます。

書き方の型は、マニュアルとして一枚にまとめておきます。新人の教育にもそのまま使え、教える人による違いも減ります。電子記録を使っている場合は、入力欄そのものを決めた項目に合わせると、さらに抜けが少なくなります。

週に一度の共有の場をつくる

記録だけでは伝わらない情報もあります。利用者さんのちょっとした変化への違和感や、ご家族との関係の微妙な変化などです。週に一度、15分程度でかまいませんので、気になる利用者さんについて共有する場を設けます。

この場は、何かを決める会議ではなく、情報を出し合う場と位置づけます。目的をはっきりさせておくと、短い時間でも中身のある共有ができます。

弊社では、申し送りの漏れや記録のばらつきで利用者さんやご家族からの信頼が揺らいでいるという不満をお持ちの訪問看護・訪問介護の経営者に、情報共有の仕組みづくりの支援を提供し、その不満を取り除くお手伝いをしています。

次の行動：同じ利用者さんについて、3人のスタッフが書いた記録を並べてみてください。書かれている項目の違いが、決めるべき項目の候補です。

よくある質問

Q. 記録の項目を増やすと、スタッフの負担が増えませんか？

A. 項目を決めると、むしろ書く時間は短くなることが多いです。何を書けばよいか迷う時間が減るためです。項目は最小限に絞り、必要に応じて見直していきます。

Q. 共有の場に全員が集まれません。

A. 全員がそろう必要はありません。参加できなかったスタッフには、共有した内容を短くまとめて伝えます。大切なのは、決まった曜日と時間に続けることです。

関連記事

• 業務マニュアルの作り方｜教える人の負担を減らす手順書のポイント

• 会議で何も決まらない原因と改善方法｜目的から設計する会議のルール

• 仕組み経営・仕組み化ブログ 記事一覧

この記事を書いた人

荒井紀洋（株式会社リンクアンドプラクシス 代表取締役）

仕組み経営コーチ、社会保険労務士、採用定着士、経営心理士、医療労務コンサルタント、承認ファシリテーター。医療機関で約12年、人事・労務や事務長・事務局長として組織運営に携わり、150名以上の医療・介護職の採用に関わってきました。現在は医療・福祉と地域ビジネスの経営者を対象に、ビジョンから組織をつくる仕組み化を支援しています。