クリニックの院長が経営に専念できない原因と仕組み化の始め方

執筆：株式会社リンクアンドプラクシス 代表取締役 荒井紀洋（仕組み経営コーチ）

この記事の要点

• クリニックの院長は、医師・経営者・人事責任者の3つの役割を一人で担っています。

• 院長が経営に時間を使えないのは、診療以外の細かな判断がすべて院長に集まる構造があるためです。

• 院長でなければできない仕事を絞り込み、残りは基準を決めてスタッフに任せます。

午前の診療を終え、昼休みに業者との打ち合わせとスタッフの相談をこなし、午後の診療へ。夜はレセプトの確認、シフトの調整、求人の準備。開業して数年たつと、多くの院長が「診療よりも、それ以外の仕事に疲れている」と感じるようになります。

新しい医療機器の導入、分院の構想、地域との連携。考えたいことはあっても、考える時間が取れません。原因は、院長の努力不足ではなく、クリニックの仕事の流れにあります。

院長が3つの役割を一人で担う構造

クリニックの院長には、大きく3つの役割があります。患者さんを診る医師、クリニックの将来を決める経営者、そしてスタッフを採用し育てる人事責任者です。

開業当初は、すべてを院長が担うのが一番速い方法でした。ところが、スタッフが増え、患者さんが増えても、判断の流れは開業当初のままになっていることが少なくありません。受付での小さなトラブル、備品の購入、休みの調整まで、最後は院長の判断を待つ。この構造が、院長の時間を奪っています。

院長でなければできない仕事を絞る

まず、院長が1週間に行った診療以外の仕事を、すべて書き出します。そのうえで、次の2つに分けます。

• 院長でなければできない仕事：診療方針の決定、クリニックの将来像を描くこと、重要な採用の最終判断、大きな投資の判断など

• 基準があれば任せられる仕事：日常的な備品の発注、シフトの原案づくり、受付での一般的な苦情対応、求人の手配など

書き出してみると、院長が担っている仕事の多くは2つ目に入ることに気づきます。

スタッフに任せる仕事の基準を決める

任せるときは、仕事だけを渡すのではなく、判断の基準もあわせて渡します。たとえば備品の発注なら、「いつも使っている物と同じ規格で、月の予算内であれば、事務長や受付リーダーの判断で発注してよい」と書きます。

基準を書いておけば、スタッフは院長の顔色をうかがわずに動けます。院長も、任せた仕事が基準どおりに進んでいるかを確認するだけで済むようになります。

最初の一歩は小さく

すべてを一度に任せる必要はありません。最初は、毎月決まって発生する仕事を一つ選び、手順と基準を書いて任せてみます。一つうまくいけば、スタッフにも院長にも自信が生まれ、次の仕事を任せやすくなります。

院長が経営に使える時間が増えるほど、クリニックの将来を考える余裕が生まれます。仕組み化は、院長が院長にしかできない仕事に戻るための手段です。

弊社では、院長が診療以外の仕事に追われ経営を考える時間がないという不満をお持ちのクリニックの院長に、業務の切り分けと任せる仕組みづくりの支援を提供し、その不満を取り除くお手伝いをしています。

次の行動：今週、診療以外で院長ご自身が判断したことをメモに残し、週末に「本当に院長が決める必要があったか」で印をつけてみてください。

よくある質問

Q. 小規模なクリニックで、任せられるスタッフがいません。

A. まずは、院長が担っている仕事のうち、やめられるものや外部に委託できるものから減らします。人に任せる場合は、手順と判断基準を書いてから、小さな仕事を一つずつ任せていきます。

Q. 事務長を置いたほうがいいですか？

A. 規模によっては有効です。ただし、事務長を置く前に、任せる仕事と判断の範囲を決めておくことが大切です。決めないまま置くと、判断が事務長と院長の間を行き来し、かえって時間がかかることがあります。

関連記事

• 社長が現場から抜け出せない原因と仕組み化の始め方

• 社長に時間がない原因と対策｜仕事を手放す5つの方法

• 仕組み経営・仕組み化ブログ 記事一覧

この記事を書いた人

荒井紀洋（株式会社リンクアンドプラクシス 代表取締役）

仕組み経営コーチ、社会保険労務士、採用定着士、経営心理士、医療労務コンサルタント、承認ファシリテーター。医療機関で約12年、人事・労務や事務長・事務局長として組織運営に携わり、150名以上の医療・介護職の採用に関わってきました。現在は医療・福祉と地域ビジネスの経営者を対象に、ビジョンから組織をつくる仕組み化を支援しています。