社長が現場から抜け出せない原因と仕組み化の始め方

執筆：株式会社リンクアンドプラクシス 代表取締役 荒井紀洋（仕組み経営コーチ）

この記事の要点

• 社長が現場から抜け出せない原因は、人手不足ではなく「仕事が社長の頭の中にしかない」ことにあります。

• 仕組み経営では、職人・マネージャー・起業家の3つの役割で事業を見直します。

• 最初の一歩は、社長が1週間に行っている仕事をすべて書き出すことです。

朝から晩まで現場に立ち、電話に出て、スタッフの相談に乗り、夜になってようやく自分の仕事に手をつける。そんな毎日を送っている経営者の方は少なくありません。「もう一人、できる人がいれば楽になるのに」と感じたことはないでしょうか。

ところが、人を増やしても状況が変わらないことがよくあります。新しく入った方に教える時間が増え、結局は社長が現場を回し続ける。原因は人の数ではなく、仕事が社長個人の頭の中にしかないことにあります。

「職人」として働くか、「経営者」として働くか

仕組み経営では、事業に関わる人の役割を大きく3つに分けて考えます。目の前の仕事をこなす職人、仕事を管理し整えるマネージャー、そして事業の将来を描く起業家です。

多くの中小企業では、社長がこの3つを一人で担っています。そのうえ、日々の忙しさから職人の仕事に時間の大半を使ってしまい、起業家としての仕事、つまり「この事業をどこへ連れていくか」を考える時間がほとんど残りません。

事業を「商品」として設計する

起業家の視点とは、自分の事業を一つの商品のように眺めることです。誰が担当しても同じ品質でサービスが提供でき、社長が数日いなくても回る状態を「完成形」として描き、そこから逆算して仕組みを整えていきます。

私は医療機関で12年間、人事・労務や事務局長の仕事をしてきました。24時間365日動く現場では、特定の誰かに頼った運営はすぐに行き詰まります。勤務の組み方や会議、規程を「誰がやっても回る形」に整えるほど、現場は落ち着いていきました。人の努力を否定するのではなく、努力が報われる土台をつくる。それが仕組み化の本当の目的だと考えています。

最初の一歩は「社長の仕事」を書き出すこと

仕組み化は大がかりな改革から始める必要はありません。まずは、社長が1週間に行っている仕事をすべて書き出してみてください。そのうえで、「社長でなければできない仕事」と「本来は誰かに任せられる仕事」に分けてみます。後者が思った以上に多いことに、多くの方が驚かれます。

弊社では、社長が現場から離れられないという不満をお持ちの経営者に、仕組み経営の導入支援を提供し、その不満を取り除くお手伝いをしています。

次の行動： 今週のどこかで30分だけ時間を取り、ご自身が先週行った仕事を一つ残らず紙に書き出してみてください。

よくある質問

Q. 仕組み化とは何ですか？

A. 仕組み化とは、特定の人の経験や勘に頼っていた仕事を、誰が担当しても同じ品質で進められるように、手順・基準・役割を整えることです。マニュアルづくりだけでなく、会議、役割分担、評価なども含みます。

Q. 小さな会社でも仕組み化は必要ですか？

A. 必要です。むしろスタッフが少ない会社ほど、一人が休んだり辞めたりしたときの影響が大きくなります。まずは社長しか分からない仕事を一つ選び、手順を書き出すところから始められます。

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この記事を書いた人

荒井紀洋（株式会社リンクアンドプラクシス 代表取締役）

仕組み経営コーチ、社会保険労務士、採用定着士、経営心理士、医療労務コンサルタント、承認ファシリテーター。医療機関で約12年、人事・労務や事務長・事務局長として組織運営に携わり、150名以上の医療・介護職の採用に関わってきました。現在は医療・福祉と地域ビジネスの経営者を対象に、ビジョンから組織をつくる仕組み化を支援しています。