訪問看護ステーションの管理者に業務が集中する原因と解決策

執筆：株式会社リンクアンドプラクシス 代表取締役 荒井紀洋（仕組み経営コーチ）

この記事の要点

• 訪問看護の管理者は、訪問・管理・営業の3つを同時に担うため、業務が集中しやすい立場にあります。

• 負担の大きな原因は、判断の基準が管理者の頭の中にしかないことです。

• 任せる仕事と判断基準を書き出し、管理者が「管理」に使う時間を予定に組み込みます。

自ら利用者さんのお宅を訪問し、記録を書き、合間にケアマネジャーや医療機関と連絡を取る。スタッフの相談に乗り、シフトを組み、請求を確認する。訪問看護ステーションの管理者の一日は、息をつく暇もありません。

「管理者になってから、看護をする時間も考える時間もなくなった」。そう感じている管理者の方は少なくないはずです。

管理者が抱える3種類の仕事

管理者の仕事は、大きく次の3つに分かれます。

• 訪問の仕事：担当する利用者さんへの訪問看護と記録

• 管理の仕事：シフト作成、スタッフの育成と面談、請求や書類の確認、オンコール体制の調整

• 営業の仕事：ケアマネジャーや医療機関との関係づくり、新規依頼の受付

小規模なステーションほど管理者自身の訪問件数が多く、管理と営業は訪問の合間や勤務時間の外に押し込まれがちです。

判断の基準が管理者の頭の中にしかない

スタッフから管理者への相談の多くは、判断の確認です。「この状態で主治医に連絡すべきか」「この依頼は受けてよいか」「記録はこの書き方でよいか」。基準が書かれていなければ、スタッフは確認せずにはいられません。経験の浅いスタッフほど、その傾向は強くなります。

つまり、管理者の負担を減らす鍵は、人を増やすことより先に、判断の基準を管理者の頭の外に出すことにあります。

任せる仕事と基準の決め方

まず、管理者が1週間に行った仕事を書き出し、「管理者にしかできない仕事」と「基準があれば任せられる仕事」に分けます。任せられる仕事には、たとえば次のようなものがあります。

• 新規依頼の受付と、受け入れ可否の一次判断

• 翌月のシフトの原案づくり

• 記録の書き方の確認と指導

• 衛生材料や物品の管理と発注

任せるときは、「どんな場合に管理者へ相談するか」を一緒に書いておきます。新規依頼なら、「訪問エリア内で、スタッフの空き枠に収まる依頼は受けてよい。経験のない医療処置を含む依頼は管理者に相談する」といった形です。相談すべき線が見えると、スタッフは安心して判断できます。

管理者が「管理」に使う時間をつくる

仕事を任せても、空いた時間がすぐに訪問で埋まっては意味がありません。週に半日など、管理者が訪問を入れない時間をあらかじめ予定に組み込みます。この時間を、スタッフとの面談、ステーションの数字の確認、次の採用の準備に使います。

管理者が管理の仕事に時間を使えるようになると、スタッフの育成が進みます。その結果、管理者に集まる相談そのものが減っていきます。

弊社では、訪問看護ステーションの管理者に業務が集中し、管理者が疲弊しているという不満をお持ちの経営者に、業務の切り分けと判断基準づくりの支援を提供し、その不満を取り除くお手伝いをしています。

次の行動：管理者に1週間、スタッフから受けた相談を一行ずつメモしてもらい、同じ種類の相談が何回あったかを数えてみてください。

よくある質問

Q. 管理者の訪問件数はどれくらいが適切ですか？

A. ステーションの規模やスタッフの経験によって異なるため、一律の目安はありません。大切なのは、管理の仕事に使う時間を先に確保し、残りの時間で訪問を組むという順番です。

Q. 主任などの中間の役職を置いたほうがいいですか？

A. スタッフが増えてきたら有効です。ただし、役職をつくる前に、その人に任せる仕事と判断の範囲を書き出しておく必要があります。そうしないと、管理者への相談が主任を経由するだけで、負担は減りません。

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この記事を書いた人

荒井紀洋（株式会社リンクアンドプラクシス 代表取締役）

仕組み経営コーチ、社会保険労務士、採用定着士、経営心理士、医療労務コンサルタント、承認ファシリテーター。医療機関で約12年、人事・労務や事務長・事務局長として組織運営に携わり、150名以上の医療・介護職の採用に関わってきました。現在は医療・福祉と地域ビジネスの経営者を対象に、ビジョンから組織をつくる仕組み化を支援しています。