病院の事務長に仕事が集中する原因と業務分担の見直し方

執筆：株式会社リンクアンドプラクシス代表取締役荒井紀洋（仕組み経営コーチ）

この記事の要点

事務長に仕事が集まるのは、能力が高いからではなく、「どこにも属さない仕事」の受け皿になっているからです。
事務長の仕事を「事務長にしかできない仕事」「基準があれば任せられる仕事」「やめられる仕事」の3つに分けます。
手放す仕事は、手順と判断基準を書いてから担当者に渡します。

事務長の仕事を3つに分ける図。事務長にしかできない仕事、基準があれば任せられる仕事、やめられる仕事に仕分け、やめられる仕事、定型の仕事、判断を伴う仕事の順に手放す。

人事、労務、施設管理、物品購入、行政への届出、患者さんからの苦情対応、委員会の事務局。病院の事務長の机には、気づけばあらゆる仕事が集まっています。

「事務長に聞けば分かる」は信頼の証です。ただ裏を返せば、事務長が休むと病院の事務が止まる状態でもあります。

なぜ事務長に仕事が集まるのか

病院の仕事は、診療部、看護部、コメディカル部門と、職種ごとに縦に分かれています。ところが、部門をまたぐ仕事や新しく生まれた仕事には、決まった担当がいません。こうした「どこにも属さない仕事」が最後に行き着く先が、事務長です。

もう一つの理由は、判断の基準が事務長の頭の中にしかないことです。過去の経緯や院長の意向を知っているのが事務長だけなので、部下は「念のため事務長に確認」を繰り返します。確認の数だけ、事務長の時間が削られていきます。

事務長の仕事を3つに分ける

まず、事務長が1か月に行っている仕事をすべて書き出します。毎日の仕事、毎月の仕事、年に数回の仕事、突発的な仕事まで漏らさず挙げます。そのうえで、次の3つに分けます。

事務長にしかできない仕事：経営会議の資料づくり、院長との方針のすり合わせ、職員の重大な処分の判断など
基準があれば任せられる仕事：給与計算の確認、物品の発注、届出書類の作成、日常的な苦情の一次対応など
やめられる仕事：誰も読んでいない報告書、目的を失った会議、二重に入力している台帳など

書き出してみると、2つ目と3つ目が全体の半分以上を占めることも珍しくありません。

手放す順番を決める

一度に全部を手放そうとすると、現場が混乱します。順番は次のとおりです。

やめられる仕事を、院長の了承を得てやめる
毎月決まって発生する定型の仕事を、手順書を添えて任せる
判断を伴う仕事を、判断基準を書いたうえで任せる

3つ目が最も難しく、最も効果があります。たとえば物品の購入なら、「〇万円未満で、既存品と同じ規格の物は担当者の判断で発注してよい」と書くだけで、事務長への確認はかなり減ります。

事務長の役割を言葉にする

仕事を手放したら、事務長というポジションが生み出す成果を一文で定義します。「院長が経営判断に必要な情報を、毎月決まった日までに受け取れる状態をつくる」といった形です。

役割が言葉になると、新しい仕事が流れてきたときに「これは事務長の仕事か」を判断できます。業務分掌に書き込んでおけば、事務長が交代したときの引き継ぎも格段に楽になります。

弊社では、事務長に仕事が集中して病院の事務が回らないという不満をお持ちの理事長・院長に、業務の棚卸しと業務分掌の見直し支援を提供し、その不満を取り除くお手伝いをしています。

次の行動：事務長ご本人に、先月行った仕事を30分で書き出してもらい、「やめられる仕事」に印をつけてみてください。

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よくある質問

Q. 事務長の仕事を任せられる職員がいない場合はどうすればいいですか？

A. まずは「やめられる仕事」から減らします。次に、給与計算や社会保険の手続きなどの定型業務は、外部の専門家に委託する方法もあります。人に任せるのは、手順書と判断基準を整えてからで十分です。

Q. 小さなクリニックでも業務分掌は必要ですか？

A. 必要です。職員が少ないほど、一人が休んだときの影響が大きくなります。A4一枚で、誰が何を担当し、どこまで判断してよいかを書くだけでも効果があります。

この記事を書いた人

荒井紀洋（株式会社リンクアンドプラクシス代表取締役）

仕組み経営コーチ、社会保険労務士、採用定着士、経営心理士、医療労務コンサルタント、承認ファシリテーター。医療機関で約12年、人事・労務や事務長・事務局長として組織運営に携わり、150名以上の医療・介護職の採用に関わってきました。現在は医療・福祉と地域ビジネスの経営者を対象に、ビジョンから組織をつくる仕組み化を支援しています。