職務記述書の作り方｜「それは私の仕事ではない」を防ぐ役割の明文化

執筆：株式会社リンクアンドプラクシス代表取締役荒井紀洋（仕組み経営コーチ）

この記事の要点

仕事のすれ違いの多くは、一人ひとりの役割が文書になっていないことから起きます。
職務契約書には、ポジションの成果定義文・主な仕事・仕事の基準を書きます。
担当者と上司の双方が署名し、お互いに何を約束するのかを確認します。

職務契約書に書く4つのことの図。ポジション名と上司、成果定義文、主な仕事、仕事の基準。担当者と上司の双方が署名する。

誰かがやるだろうと思っていた仕事が、結局誰にもやられていなかった。頼んだ仕事に「それは私の担当ではありません」と返された。上司と部下で、仕事の範囲についての認識がずれている。こうしたすれ違いは、職場の人間関係を少しずつすり減らしていきます。

この原因の多くは、一人ひとりの役割が文書になっていないことにあります。

職務契約書：ポジションの「目的・仕事・基準」

仕組み経営では、組織図の各ポジションについて「職務契約書」を作成します。ここには、次の内容を書きます。

ポジション名と上司
成果定義文：このポジションが会社にもたらす成果を一文で
主な仕事のリスト：戦略的な仕事と、日々の実務
仕事の基準：そのポジション特有の基準と、全社共通の基準

最後に、担当者と上司の双方が署名します。担当者は書かれた成果と基準を満たすことに同意し、上司はそのために必要な道具、環境、教育を提供することに同意します。

「契約」という言葉に込めた意味

職務契約書は、労働契約や雇用契約書とは別のものです。上司と部下が、お互いに何を約束するのかを確認し合うための文書です。

部下だけに責任を求めるのではなく、上司も「必要な支援をする」と約束する。この双方向の約束があるからこそ、仕事の範囲や期待値についての話し合いがしやすくなります。

採用・教育・評価の土台になる

職務契約書があると、採用の場面では「このポジションにはどんな人が必要か」が明確になります。教育では「何ができるようになればよいか」が分かり、評価では「何をもって成果とするか」の基準になります。

職務契約書は、人事のあらゆる仕組みをつなぐ「背骨」のような存在です。人事評価制度をつくろうとしてうまくいかない会社は、この土台が抜けていることが少なくありません。

私は医療機関で業務分掌の立案に携わり、社長・役職者・一般職員それぞれの役割と、権限・責任の範囲を明確にする仕事をしてきました。役割が文書になるだけで、無用な摩擦はずいぶん減ります。

弊社では、仕事の押しつけ合いや認識のずれが起きているという不満をお持ちの経営者に、職務契約書の作成と運用の支援を提供し、その不満を取り除くお手伝いをしています。

次の行動：一つのポジションを選び、「このポジションが会社にもたらす成果」を一文で書いてみてください。

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よくある質問

Q. 職務契約書は雇用契約書とは違うのですか？

A. 別のものです。職務契約書は、上司と部下がお互いに何を約束するのかを確認し合うための文書です。

Q. 職務契約書は何に使えますか？

A. 採用では必要な人物像、教育では身につけるべきこと、評価では成果の基準になります。人事のあらゆる仕組みをつなぐ土台です。

この記事を書いた人

荒井紀洋（株式会社リンクアンドプラクシス代表取締役）

仕組み経営コーチ、社会保険労務士、採用定着士、経営心理士、医療労務コンサルタント、承認ファシリテーター。医療機関で約12年、人事・労務や事務長・事務局長として組織運営に携わり、150名以上の医療・介護職の採用に関わってきました。現在は医療・福祉と地域ビジネスの経営者を対象に、ビジョンから組織をつくる仕組み化を支援しています。