業務の棚卸しのやり方｜仕組み化の手順と改善の8つの切り口

執筆：株式会社リンクアンドプラクシス代表取締役荒井紀洋（仕組み経営コーチ）

この記事の要点

仕組み化の第一歩は、今どんな仕事が行われているかを見えるようにすることです。
業務は「川下（スタッフの実務）」と「川上（全体のプロセス）」の両方から洗い出します。
改善は「今起きている火事を消す」ことから始め、うまくいったやり方を文書にします。

業務の棚卸しから始める仕組み化の5つのステップ。洗い出す、評価する、優先順位をつける、改善する、文書にする。

「仕組み化が大事なのは分かった。でも、どこから手をつければいいのか分からない」。仕組み経営の話をすると、必ずと言っていいほどこの質問をいただきます。

答えはシンプルです。まず、今どんな仕事が行われているかを見えるようにすることです。見えていないものは、改善のしようがありません。

二つの方向から業務を洗い出す

仕組み経営では、業務を二つの方向から洗い出します。

一つは「川下から」。スタッフ一人ひとりが、自分の行っている仕事と、その頻度（毎日・毎週・毎月など）を書き出します。現場の実態がよく分かる方法です。

もう一つは「川上から」。お客様に価値を届けるプロセス、それを支えるプロセス、経営を管理するプロセスという大きな枠から、中項目、小項目へと分解していきます。全体の抜け漏れが見つけやすい方法です。

両方を突き合わせると、「誰もやっていないのに必要な仕事」や「複数の人が重複してやっている仕事」が見えてきます。

評価して、優先順位をつける

洗い出した業務は、手順が決まっているか、効果は出ているか、効率は良いか、という観点で評価します。そのうえで、改善の優先順位を決めます。

順番の考え方は、まず「今起きている火事を消す」、次に「火事が起きないようにする」です。お客様からのクレームや、特定の人しか分からない業務など、放っておくと大きな問題になるものから手をつけます。

改善の手段は8つ

改善案を考えるときは、廃止する、減らす、簡単にする、まとめる、分ける、順番を変える、担当を変える、自動化する、という8つの切り口が役立ちます。いきなり大きく変えるのではなく、小さく試して効果を確かめ、うまくいったものを標準のやり方として文書にしていきます。

私が医療機関で業務分掌の見直しに取り組んだときも、最初に行ったのは業務の調査と棚卸しでした。役割と権限が明確になると、仕事のモレや重なりが目に見えて減っていきました。

弊社では、仕組み化をどこから始めればよいか分からないという不満をお持ちの経営者に、業務の棚卸しと改善計画づくりの支援を提供し、その不満を取り除くお手伝いをしています。

次の行動：スタッフ3人に「自分が毎週必ずやっている仕事」を5つずつ書いてもらい、重なりや抜けがないか見比べてみてください。

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よくある質問

Q. 業務の洗い出しには、どれくらい時間がかかりますか？

A. 会社の規模によりますが、まずはスタッフ数人に「毎週必ずやっている仕事」を書いてもらうだけでも、重なりや抜けが見えてきます。完璧を目指さず、小さく始めることが大切です。

Q. 改善の優先順位はどう決めればいいですか？

A. お客様からのクレームや、特定の人しか分からない業務など、放っておくと大きな問題になるものから手をつけます。

この記事を書いた人

荒井紀洋（株式会社リンクアンドプラクシス代表取締役）

仕組み経営コーチ、社会保険労務士、採用定着士、経営心理士、医療労務コンサルタント、承認ファシリテーター。医療機関で約12年、人事・労務や事務長・事務局長として組織運営に携わり、150名以上の医療・介護職の採用に関わってきました。現在は医療・福祉と地域ビジネスの経営者を対象に、ビジョンから組織をつくる仕組み化を支援しています。