部署間の対立を減らす方法｜協業のルールで連携を仕組みにする

執筆：株式会社リンクアンドプラクシス代表取締役荒井紀洋（仕組み経営コーチ）

この記事の要点

部署間の人間関係の問題は、仕事の頼み方や報告の仕方に決まりがないことから起きます。
仕組み経営では、上司と部下の縦の関係と、部署同士の横の関係にルールを定めます。
特に大切なのは、上司と部下が合意してから仕事を進める「同意によるマネジメント」です。

協業のルールの図。指示は直属の上司ひとりから出す、合意してから進めて変更はすぐ報告する、部署をまたいで直接頼むときは両方の上司に報告する。

看護と介護、営業と現場、本部と事業所。部署の間で「言った・言わない」が起き、互いに不満をため込んでいる。誰から指示を受ければいいのか分からず、スタッフが板挟みになっている。組織が大きくなるほど、こうした人間関係の問題は増えていきます。

人間関係の問題は、性格の相性で片づけられがちです。けれど実際には、仕事の頼み方や報告の仕方に決まりがないことが原因になっている場合が少なくありません。

縦と横のコミュニケーションにルールをつくる

仕組み経営では、上司と部下の「縦の関係」と、部署同士の「横の関係」について、協業のガイドラインを定めます。たとえば、次のようなルールです。

指示は直属の上司ひとりから出す。上司は一人だけにする
上司と部下は、仕事の内容・やり方・期限に合意してから進める
合意したことを変える必要が出たら、部下はすぐに報告する
部署をまたいで直接仕事を頼んでもよいが、両部署の上司には報告する
社長や役員も、組織図上の別の役職を兼ねるときはこのルールに従う
上司が不在のときは、その上の上司が判断する

どれも当たり前に見えますが、文書になっていない会社がほとんどです。

「同意によるマネジメント」がもめごとを防ぐ

この中でも特に大切なのが、上司と部下が合意して仕事を進めるという考え方です。部下は合意した成果に責任を持ち、上司は必要な道具と助言を提供する。うまくいかないときは、すぐに知らせる。この約束があるだけで、「聞いていない」「頼んでいない」というすれ違いは大きく減ります。

まずは現状を確かめる

ガイドラインをつくる前に、今の人間関係が生産的かどうかを、スタッフに尋ねてみるのも一つの方法です。ここ数か月で良くなっているか、悪くなっているか。具体的な体験とあわせて聞くと、どのルールが必要かが見えてきます。

私が医療機関でハラスメントの防止や相談対応に関わってきた経験からも、トラブルの背景には、指示系統や報告ルールのあいまいさが隠れていることが多いと感じています。

弊社では、部署間の対立や指示系統の混乱に悩まされているという不満をお持ちの経営者に、協業ルールの策定とスタッフへの周知の支援を提供し、その不満を取り除くお手伝いをしています。

次の行動：最近起きた部署間のすれ違いを一つ思い出し、上のルールのどれがあれば防げたかを考えてみてください。

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よくある質問

Q. ルールをつくると、かえって窮屈になりませんか？

A. ルールの目的は、指示系統や情報の混乱を防ぎ、一人ひとりがやるべき仕事に集中できるようにすることです。当たり前のことを文書にするだけでも、すれ違いは大きく減ります。

Q. どのルールから決めればいいですか？

A. 最近起きたすれ違いを振り返り、どのルールがあれば防げたかを考えると、自社に必要なルールが見えてきます。

この記事を書いた人

荒井紀洋（株式会社リンクアンドプラクシス代表取締役）

仕組み経営コーチ、社会保険労務士、採用定着士、経営心理士、医療労務コンサルタント、承認ファシリテーター。医療機関で約12年、人事・労務や事務長・事務局長として組織運営に携わり、150名以上の医療・介護職の採用に関わってきました。現在は医療・福祉と地域ビジネスの経営者を対象に、ビジョンから組織をつくる仕組み化を支援しています。