組織図の作り方｜中小企業は「必要な役割」から描くと採用計画になる

執筆：株式会社リンクアンドプラクシス 代表取締役 荒井紀洋（仕組み経営コーチ）

この記事の要点

• 今いる人を並べただけの組織図では、将来必要な機能が抜け落ちます。

• 仕組み経営では、先に必要なポジションを描き、最後に人を当てはめます。

• 空白のポジションは、そのまま採用と育成の計画になります。

「組織図はあるけれど、実際の仕事の流れとは関係ない」「特定のスタッフに仕事が集中している」「誰の担当か分からない仕事が宙に浮いている」。こうした状態に心当たりはないでしょうか。

多くの会社の組織図は、今いる人を役職ごとに並べたものです。ところが、それでは会社が将来必要とする機能が抜け落ちてしまいます。

先に「ポジション」を描き、あとから人を当てはめる

仕組み経営では、組織図を次の順番でつくります。

1. 3年後の目標と指標を見ながら、必要な機能と職務（ポジション）を洗い出す

2. 社長の直下に置くポジションを決める

3. その下に必要なポジションを配置する

4. 人数と人件費の面から現実性を確認し、調整する

5. 最後に、ポジションに人を当てはめる

ポイントは、人を当てはめるのが最後だということです。すると、一人が複数のポジションを兼務していることや、まだ誰もいない空白のポジションがはっきり見えます。

空白のポジションが、採用計画になる

社長の名前がいくつものポジションに書かれていれば、それは社長に仕事が集中している証拠です。空白のポジションは、これから採用や育成で埋めるべき場所です。組織図をこの形で描くと、「いつ、どのポジションに、どんな人が必要か」という採用計画が自然とできあがります。

また、各ポジションには「このポジションが生み出す成果」を一文で定義します。「経理担当」ではなく「毎月5営業日以内に正確な月次の数字を経営陣に届ける」といった形です。成果が言葉になると、スタッフは自分の役割と、目指すキャリアを描きやすくなります。

組織図はスタッフの将来の道しるべ

私が医療機関で組織案の策定や人事異動案の作成に携わったときも、部署長と協議しながら「どんな機能が必要か」から議論すると、話がまとまりやすくなりました。組織図は、管理のための図ではなく、スタッフ一人ひとりが自分の将来を考えるための地図でもあります。

弊社では、役割分担があいまいで仕事が特定の人に偏っているという不満をお持ちの経営者に、将来から逆算した組織図づくりの支援を提供し、その不満を取り除くお手伝いをしています。

次の行動： 今の組織図の中で、社長の名前が入っている箇所をすべて数えてみてください。

よくある質問

Q. 一人が複数のポジションを兼務していても問題ありませんか？

A. 小さな会社では兼務は当然です。大切なのは、兼務していることを組織図で見えるようにすることです。社長の名前が多く並んでいれば、そこが任せていくべき場所です。

Q. 成果定義文とは何ですか？

A. そのポジションが会社にもたらす成果を一文で表したものです。「経理担当」ではなく「毎月5営業日以内に正確な月次の数字を経営陣に届ける」のように書きます。

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この記事を書いた人

荒井紀洋（株式会社リンクアンドプラクシス 代表取締役）

仕組み経営コーチ、社会保険労務士、採用定着士、経営心理士、医療労務コンサルタント、承認ファシリテーター。医療機関で約12年、人事・労務や事務長・事務局長として組織運営に携わり、150名以上の医療・介護職の採用に関わってきました。現在は医療・福祉と地域ビジネスの経営者を対象に、ビジョンから組織をつくる仕組み化を支援しています。