個別面談のやり方｜離職の兆しを早く見つける定期面談の進め方

執筆：株式会社リンクアンドプラクシス 代表取締役 荒井紀洋（仕組み経営コーチ）

この記事の要点

• 問題が表に出たときには、すでに手遅れになっていることが少なくありません。

• 仕組み経営では、上司と部下の1対1の対話（EDM）を、日程を決めて必ず行います。

• 話す内容と流れをあらかじめ決めておくと、管理職による面談の質のばらつきを防げます。

「辞めます」と言われて初めて、そのスタッフが悩んでいたことを知った。退職理由を聞いてみると、半年も前から抱えていた不満だった。人の問題で苦労してきた経営者の方なら、一度は経験されているのではないでしょうか。

問題が表に出たときには、すでに手遅れになっていることが少なくありません。必要なのは、問題が小さいうちに気づける「定期的な接点」です。

EDM：上司と部下の1対1の対話

仕組み経営では、上司と部下が定期的に1対1で話す場を「EDM」と呼び、仕組みとして組み込みます。思いついたときに声をかけるのではなく、あらかじめ日程を決めて、必ず行うところがポイントです。

この場では、次のようなことを話します。

• 前回決めた仕事の進み具合

• 困っていること、手助けが必要なこと

• 本人の成長や今後やってみたいこと

• 上司からのフィードバック

評価のための面談ではなく、部下の仕事と成長を支えるための対話です。だからこそ、部下は小さな困りごとも話しやすくなります。

「何を話せばいいか分からない」を防ぐ

個別面談がうまくいかない理由の多くは、上司が何を話せばよいか分からないことです。そこで、毎回の流れや確認する項目をあらかじめ決めておきます。初回と継続回で内容を分け、記録の残し方も統一しておくと、管理職によって面談の質がばらつくことを防げます。

導入の順番も大切です。いきなり全社で始めるのではなく、まず社長と幹部の間で行い、その幹部が自分の部下に広げていく方法もあります。

面談は早期離職の予防にもなる

私が医療機関でメンタルヘルス不調のスタッフや、勤怠に課題のあるスタッフの面談に関わってきた経験からも、問題が深刻になる前に話せる場があるかどうかで、その後の対応は大きく変わると感じています。定期的な面談は、早期離職を防ぐもっとも基本的な仕組みの一つです。

弊社では、スタッフの不満に気づくのが遅れて突然辞められてしまうという不満をお持ちの経営者に、定期面談の仕組みづくりと管理職向けの面談研修を提供し、その不満を取り除くお手伝いをしています。

次の行動： 来月のカレンダーに、スタッフ一人と15分だけ話す時間を一つ入れてみてください。

よくある質問

Q. 個別面談はどれくらいの頻度で行えばいいですか？

A. 会社の状況によりますが、大切なのは「思いついたときに」ではなく、あらかじめ日程を決めて続けることです。短い時間でも、定期的に行うことを優先します。

Q. 評価面談とは何が違いますか？

A. EDMは評価のための面談ではなく、部下の仕事と成長を支えるための対話です。だからこそ、小さな困りごとも話しやすくなります。

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この記事を書いた人

荒井紀洋（株式会社リンクアンドプラクシス 代表取締役）

仕組み経営コーチ、社会保険労務士、採用定着士、経営心理士、医療労務コンサルタント、承認ファシリテーター。医療機関で約12年、人事・労務や事務長・事務局長として組織運営に携わり、150名以上の医療・介護職の採用に関わってきました。現在は医療・福祉と地域ビジネスの経営者を対象に、ビジョンから組織をつくる仕組み化を支援しています。